看会议场地别只看照片，得看"硬件底牌"。首先查宴会厅净高，低于4米别碰，否则舞台背景和灯光架没法搞；其次看柱网，无柱是底线，有柱子直接Pass，后排视线全挡。进场通道必须2米以上宽，否则桁架和LED大屏进不去，到时候拆门费比你场租还贵。电力荷载问清楚，500人以上会议至少需要200KW，别到用时发现带不动空调和灯光。还有搭建时间，必须争取免费进场布展时间，否则每小时几千块的overtime烧不起。最后看同层配套，VIP室、同声传译间、储物间一个不能少，不然嘉宾休息和物料存放成问题。
选酒店第一刀先砍"隐形消费"。新街口、河西CBD五星酒店场租标价高，但3-5月、9-11月淡季能谈到5-7折，关键是把LED屏、投影仪、茶歇打包进总包价，单点茶歇动辄150元/位，自助餐80元/位就能搞定。二三线品牌酒店（如玄武湖周边、江宁片区）场租可能只有核心区一半，但硬件设施不差，适合预算敏感的培训会、内部会。避坑重点：别信"场租全免"套路，往往强制消费客房或餐饮抵场租，算下来更贵；另外看清超时费，晚上10点后断电加费是常态，彩排必须算好时间。建议走会议公司协议价，比直客价低15%-20%，还能争取免费停车和客房升级。
会议类型决定酒店段位。政府论坛、国际峰会直接锁定紫金山庄、东郊国宾馆，私密性强且政治氛围对路；金融行业客户发布会首选金鹰世界G酒店、卓美亚，玻璃幕墙+高空景观自带传播属性；经销商大会、行业培训看客房数量，500人会议至少需要300间客房保底，选金陵饭店、香格里拉这种大体量酒店，别选精品酒店，房间不够还得拆散到周边住。交通维度：高铁arrivals选南京南站附近（绿地洲际、景枫万豪），机场arrivals选江宁或河西。最后看"会议孤岛"陷阱，酒店周边3公里内要有商业配套，否则连续三天会议，嘉宾晚上没处去体验感极差。