先看预算结构，别被基础场租迷惑。市区五星级酒店低消普遍虚高，问清是否含服务费（通常15-16%），以及茶歇、餐饮的最低保证人数。重点查超时费，搭建和撤场往往各算一天。中小型企业优选商务酒店会议层，避开宴会厅改造房，后者隔断墙隔音差且收隔断费。检查LED屏是否外包，酒店自营AV报价通常比第三方高30-50%。确认电力是否免费，大功率灯光需额外申请临时用电。签合同时锁定同层同规格备用房，预防临时涨档。
重点看动线逻辑和硬件荷载。货梯尺寸决定搭建效率，小于2m×1.8m的电梯意味着桁架需现场焊接，增加人工成本。卸货平台是否平地直接入库，避免台阶搬运损坏物料。层高低于4米的场地限制吊顶和灯光架，方型宴会厅优于异形空间。检查固定舞台承重（需≥500kg/㎡）和吊点分布，无吊点需增加落地架占用地表面积。确认网络带宽，500人以上会议需专线接入，避免共享WiFi卡顿。提前48小时实地复尺，核对CAD图纸与实际误差，特别是柱体位置和消防通道宽度。
关注空间可塑性和视觉底层条件。首选无柱方正厅，确保每位参会者视线无遮挡，长宽比接近黄金分割（1:1.6）最利于舞台设计。自然光充足的场地节省灯光预算，但需确认遮光帘密闭性，投影区域避免顶光直射。深色地毯（深蓝/深灰）比浅色更藏污且显高级，检查墙面是否可张贴或钉挂。酒店配合度看响应速度，要求提供专属会务经理并测试对讲机频道是否冲突。考察同层休息区面积，茶歇动线不能穿越主会场。优先选择近期装修（3年内）的场地，老旧酒店的电路和空调系统难以支撑现代数字化会议的高负荷。