按年会人数锁定厅型，避开空间陷阱
先算硬指标：人均占地1.2-1.5㎡是红线。500人规模选600㎡净面积以下必然拥挤。酒店常把走廊、前厅算进"会议面积"，务必索要CAD图纸确认净使用面积。
层高决定舞美上限。4米以下层高别做吊顶，LED大屏只能选P3以下小间距，否则后排看不清。承重柱间距大于8米才能搭T台和环形屏，有柱厅报价再低也要慎选，会牺牲30%有效观影视角。
看配电柜位置。舞台侧方50米内要有380V动力电接口，否则临时拉电缆要付天价过桥费。确认LED屏悬挂点荷载不低于500kg/点，很多酒店"装饰吊顶"根本挂不了重型灯光架。
交通核要验货。舞台搭建材料通常走货梯，尺寸小于2m×1.5m的电梯意味着人工搬运费翻倍。签场地前实拍卸货平台到厅的通道高度，低于2.4米桁架进不去。
最后锁档期：年会季（12月-1月）酒店要求"同档优先"，付定金前书面确认保留该厅的独家布展权，避免前一天会议拖场压缩你的搭建时间。
算清总账再下单，避开低消套路
酒店报价单上的"场租"只是首付。年会必含晚宴，问清餐标是否含服务费（通常15%-16%）、酒水能否自带（开瓶费每桌200-500元）、舞台背景是否遮挡餐位视线（遮挡部分酒店可能不减价）。
电力和AV设备是暗坑重灾区。基础照明免费，但舞台灯光、LED屏用电常按"动力电"另收，每千瓦每小时20-50元不算离谱。提前让酒店提供配电箱位置图，避免现场拉临时电缆被收"地面保护费"。
搭建押金和超时费要书面封顶。标准布展8小时，超时每小时按场租10%-20%收取。如果做复杂舞美，争取前一夜22:00进场，签合同时明确"超时不满1小时按1小时计"还是按分钟计。
餐饮低消谈判技巧：年会通常30桌起，可要求"保底消费"而非"最低桌数"，未达保底按差额补款，但允许多人少桌（提高人均）。LED大屏若酒店强制指定供应商，对比市场价通常溢价40%，争取"自带设备进场费"封顶3000元。
记住：12月场地紧张时，酒店销售口头承诺的"赠送投影"或"减免服务费"，必须写进合同附件，否则活动当天值班经理不认账。
验好动线再签约，确保搭建不卡壳
年会搭建往往只有8-12小时，酒店硬件决定执行效率。货梯必须是货运专用，客货混用电梯在上午退房高峰期根本排不上。要求酒店提供"布展专用货梯时段"书面确认，并约定如果因酒店原因导致延误，超时费全免。
看同层会议干扰。如果宴会厅隔壁就是客房或小型会议室，你的彩排音响测试可能触发投诉。签约前确认"同层无其他会议"或至少间隔两个消防分区，否则晚宴抽奖环节的声压级会被强制限制在70分贝以下。
舞台后场通道宽度要大于3米，否则灯光架、大屏箱体无法平推进场，只能拆散搬运增加工时。检查厅内空调温控是否独立，有些酒店中央空调晚上10点自动关闭，搭建熬夜团队会冻僵。
电力负荷要实测。让酒店工程部出具该厅最大可用功率证明，LED屏+灯光+音响通常需要150-200KW，如果酒店只有照明用电（通常20KW），临时增容费用高达数万元。
最后确认垃圾清运责任：搭建废料谁负责运送到指定垃圾房？有些酒店收取"建筑垃圾清运费"按每吨计费，提前谈好包干价避免撤场时被困。