选展览策划公司，别光看PPT里的效果图，直接问他们上个月在哪几个酒店干过活。酒店进场流程熟不熟，决定了你活动当天会不会被保安拦在卸货区。重点查三件事：一是搭建物料是不是自有仓库，外租的桁架喷绘大概率色差和工期失控；二是看执行团队有没有酒店方的施工许可证，没有证的话，你的特装展台可能连夜被拆；三是问清楚电工、木工是不是自家员工，临时找散工拼接，现场出状况根本找不到人。避坑就记住一条：合同里写明"不得转包"，并要求提供主材小样签字封存。很多公司用低价签单，转头把活包给兼职团队，你的品牌活动变成别人的练手场。
选策划公司核心看动线设计和视觉转化能力。别满足于"能摆桌椅"，要让他们拿出过往案例的平面动线图，看人流 bottleneck 怎么解决，看洽谈区和通道的尺度比例是否符合人体工学。重点观察灯光方案，展览不是会议室，洗墙灯和射灯的色温偏差会直接毁掉产品质感。要求提供 3D 效果图的同时，必须配材质说明清单，避免"效果图很丰满，实景很骨感"。避坑要盯两点：一是警惕过度设计，有些公司为炫技堆叠异形结构，结果酒店限高或承重不够，现场被迫删减；二是确认 AV 设备是否包含在技术报价里，音响 LED 屏临时加项往往是最大的预算黑洞。
挑展览策划公司，先问他们跟目标酒店是直签合作还是二手中介。直签意味着更优的进场时段和更低的场地协调成本，二手中介往往在酒店进场费、加班装卸费上加价。其次查资源纵深：AV 设备自有率多少，酒店万一停电有没有备用发电机；消防报审能不能代劳，展览类活动涉及特装搭建，报审材料漏一项就是停工整改。避坑关键在合同附件：要求列明所有可能产生的第三方费用——酒店押金、施工管理费、垃圾处理费、网络租赁费，并约定"超出部分由乙方承担"。同时确认保险购买情况，搭建期间的人身财产险必须覆盖，别等活动砸了灯才扯皮。