先查酒店是否自持LED屏，自持设备通常含在场地费里，但像素普遍偏老（P4以上），适合预算有限且对清晰度要求不高的培训会。若需P2.5以下高清屏，直接找第三方LED租赁商更划算，但务必确认酒店是否收取"设备进场费"和"高空作业费"，部分五星酒店此项收费可达总价的20%。避坑点：要求酒店提供LED屏的出厂年份和分辨率参数，2018年前的设备易出现色差和死灯。谈判技巧：选择酒店淡季（春节后、7-8月）预定，可要求减免LED使用费或延长免费搭建时间。切记将"屏幕无坏点"和"现场技术人员驻场"写入合同，避免会前30分钟发现黑屏无人处理。
找带LED屏的会议室，核心看像素间距与视距匹配。前排观众距屏3米内选P1.8-P2.5，3-6米选P3，超过6米P4即可，盲目追高像素是浪费预算。必须确认酒店LED屏的净尺寸（非外墙尺寸）和16:9比例，避免投屏出现黑边。技术红线：查看现场采光，若会议室有落地窗且无法遮光，LED亮度需≥800cd/㎡，否则白天泛白看不清。信号接口必须提前测试，老式酒店可能只有VGA接口，你的MacBook需要转接头。关键动作：会前48小时带电脑到现场试播视频，检查色彩还原度（红色是否发橙、肤色是否偏黄），并确认酒店配电箱到屏体的电缆规格，防止大功率屏体跳闸。
优先选择"场地+LED+搭建"打包服务的酒店或总包方，分散采购易导致会前扯皮。关键看进场动线：LED模组能否走货梯？货梯尺寸是否容纳3米长箱体？部分老酒店需人工搬运上楼，耗时耗力且易磕碰。合同必须明确进场搭建和彩排的具体时段，很多酒店只允许前一天晚上22:00后进场，时间不够导致通宵赶工。风险管控：要求提供备用LED模组（至少5%冗余），现场配备懂视频控制台的工程师，而非仅搬运工。警惕"酒店指定供应商"陷阱，此类合作通常加价30%以上，可在合同中约定"甲供设备"条款。最后确认消防报备是否包含LED搭建，特别是吊装屏需提供荷载计算书，避免临场被安监叫停。