先看会议性质再选酒店。培训类选课桌式，每人需1.5-1.8㎡净面积；发布会选剧院式，重点看舞台景深和LED承重；圆桌论坛选岛屿式，必须确认立柱位置是否挡视线。别只看照片，要平面图算容纳率，层高低于3.5米做吊顶会压抑。检查AV设备是否自带，外接设备要确认接口协议和电力负荷。大型会议必须看货梯尺寸，桁架和大屏能否进场。我们帮客户筛场地时，先看会议目标，再倒推空间参数，避免"酒店漂亮但会议憋屈"的错位。
租场地别只问场租。酒店报价通常是"裸价"，LED、灯光、餐饮、住宿才是利润点。淡季（春节后、暑假）能压到挂牌价3-5折，但旺季提前45天锁价。谈判时打包会议+客房+餐饮，要求赠送主席台布置或茶歇升级。警惕隐性成本：超时搭建费通常每小时按场租20%收，空调超时另计费，押金退还周期要问清。签合同时明确"是否允许外带搭建商"，部分五星酒店强制使用店内AV供应商，价格翻倍。我们帮客户省钱的套路是：用住宿间夜换场租减免，用餐饮保底换LED免费使用。
选酒店要看"能不能干得成"。提前确认进场时间，部分酒店上午有婚宴，下午会议搭建只有4小时，工期紧张必须选24小时可进场或前夜可布展的场地。看货梯位置和承重，大型会议桁架进场需要2吨以上货梯且直达会场，走大堂公区需要额外报批。消防方面，500人以上会议必须做消防报备，酒店是否协助办理？舞台搭建要看地面承重，大理石地面不能打钉，地毯下是否有线槽。动线设计必须实地考察：VIP通道、嘉宾入口、货运通道要分离，避免签到排队堵门。我们执行过翻车案例：酒店没告知同层还有三场会议，导致背景板声音互相干扰，所以必须确认当日会场排期密度。